Embauche d’un salarié étranger : les vérifications obligatoires pour l’employeur

Avant toute embauche d’un salarié étranger en France, l’employeur doit s’assurer que la personne dispose des documents lui permettant de séjourner et de travailler régulièrement sur le territoire français.

Cette obligation de vigilance est prévue par le code du travail.

Vérifier le titre de séjour et l’autorisation de travail

L’employeur doit vérifier que le salarié dispose :

• d’un document de séjour en cours de validité ;
• et, selon le cas, d’une autorisation de travail.

Certains titres de séjour permettent de travailler sans démarche supplémentaire. D’autres nécessitent une autorisation de travail complémentaire. Certains titres, portant par exemple la mention « visiteur » ou « retraité », ne permettent pas l’exercice d’une activité salariée.

Un titre de séjour délivré par un autre État membre de l’Union européenne ne permet pas de travailler en France. Un document de séjour français et, le cas échéant, une autorisation de travail sont nécessaires.

Dans certaines situations, la validité d’un titre de séjour pluriannuel ou d’une carte de résident peut être prolongée pendant trois mois après son expiration, à condition que la demande de renouvellement ait été déposée avant la fin de validité du titre.

Contrôler l’authenticité des documents

L’employeur doit vérifier que les documents présentés sont authentiques et correspondent à la personne recrutée.

Cette vérification peut notamment s’appuyer sur :

• l’application Smart VERIFY ;
• le registre public PRADO de documents authentiques d’identité et de voyage ;
• un contrôle visuel des documents originaux.

L’employeur doit également saisir la préfecture du département dans lequel se situe le siège de l’entreprise afin de vérifier la validité des titres de séjour délivrés par les autorités françaises, conformément à l’article L. 5221-8 du code du travail.

Cette vérification concerne uniquement les documents français : visas, titres de séjour ou autorisations provisoires de séjour. La préfecture ne peut pas se prononcer sur l’authenticité des documents étrangers.

En l’absence de réponse de la préfecture dans un délai de deux jours ouvrables, l’obligation de vérification est réputée accomplie, sous réserve que l’employeur ait procédé aux contrôles élémentaires nécessaires.

Anticiper les démarches administratives

Lorsque l’autorisation de travail est nécessaire, l’employeur doit effectuer les démarches suffisamment tôt avant la date prévue d’embauche.

Dans certains cas, l’offre d’emploi doit avoir été publiée pendant trois semaines consécutives auprès du service public de l’emploi avant le dépôt de la demande.

La demande d’autorisation de travail s’effectue en ligne sur le portail de l’administration des étrangers en France.

Vérifier les conditions d’exercice de certaines professions

Pour les professions réglementées, l’employeur doit s’assurer que le salarié dispose des autorisations ou titres nécessaires à l’exercice de l’activité : permis de conduire, carte professionnelle, titre professionnel, etc.

Contrôler la validité des documents pendant toute la durée du contrat

L’employeur doit vérifier régulièrement que les documents de séjour demeurent valides pendant toute la relation de travail.

Certains documents temporaires permettent de justifier du droit au séjour et, dans certains cas, du droit au travail dans l’attente de la délivrance du titre définitif : récépissé, attestation de prolongation d’instruction ou attestation de décision favorable.

Si la situation administrative du salarié n’est plus régulière, le contrat de travail doit être suspendu puis, le cas échéant, rompu.

Effectuer la déclaration préalable à l’embauche

Comme pour toute embauche, l’employeur doit effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès des organismes sociaux compétents.

Sanctions encourues

L’emploi d’un salarié étranger sans autorisation de travail constitue une infraction prévue par les articles L. 8251-1 et L. 8251-2 du code du travail.

Des sanctions pénales peuvent être prononcées :

• jusqu’à 150 000 euros d’amende par salarié concerné ;
• jusqu’à cinq ans d’emprisonnement ;
• des peines complémentaires, notamment l’interdiction d’exercer certaines activités professionnelles.

Des sanctions administratives peuvent également être appliquées :

• amende administrative ;
• fermeture administrative de l’établissement ;
• remboursement ou suppression d’aides publiques.

Pour en savoir plus

Les informations et démarches sont disponibles dans le livret d'embauche et sur les sites :

• www.service-public.gouv.fr
• www.code.travail.gouv.fr
• www.administration-etrangers-en-france.interieur.gouv.fr
• www.welcometofrance.com.